Selfmades Richtlinien Für Whistleblower

Unsere Richtlinie für Whistleblower soll erklären, wie das Whistleblower-System bei Selfmade funktioniert. Mit dieser Richtlinie soll auch sichergestellt werden, dass potentielle Meldungen nicht aufgrund von Unklarheiten über das System untergehen

Was ist ein Whistleblower?
Für Whistleblower gibt es keine wörtliche deutsche Übersetzung. Ein Whistleblower ist eine Person, die in einer sehr schwierigen Situation, in der es einfach keine andere Möglichkeit gibt als eine anonyme Meldung über mögliche Probleme oder sogar kriminelle Handlungen, von denen die Unternehmensleitung nichts weiß, das Richtige tun wird. Ein Whistleblower ist alles andere als ein Spitzel, sondern eine loyale Person, die sich für Korrektheit einsetzt.

Selfmade Whistleblower System
Selfmade hat ein Whistleblower-System eingerichtet, das der EU-Richtlinie 2019/1937 entspricht.

Das Whistleblower-System von Selfmade wird von einem externen Anbieter, WhistleSystem ApS, abgewickelt, der einen vollständig anonymen und sicheren Meldeprozess für den Whistleblower gewährleistet.

Das Whistleblower-System sollte in Anspruch genommen werden, wenn Mitarbeiter oder andere Stakeholder schwerwiegendes Fehlverhalten oder Gesetzesverstöße im Zusammenhang mit den Aktivitäten von Selfmade feststellen. Die Angelegenheiten, die gemeldet werden können, sind unter anderem in der Richtlinie für Hinweisgeber im nächsten Abschnitt "Was kann gemeldet werden?" beschrieben.

Selfmade ermutigt Sie, sich an Ihren unmittelbaren Vorgesetzten zu wenden und den Vorfall zu melden, wenn Sie von einem Fehlverhalten erfahren oder Zeuge davon werden.

Dies ist jedoch nicht immer die optimale Vorgehensweise und kann dazu führen, dass Meldungen unter Umständen untergehen.
Deshalb hat Selfmade ein Whistleblower-System eingerichtet, das es Ihnen ermöglicht, Fehlverhalten zu melden, falls Sie sich nicht an Ihren direkten Vorgesetzten wenden wollen/können oder anonym bleiben wollen.

Meldungen können von jedem über unsere Website Stoffundstil.de/Selfmade.com gemacht werden, d.h. sowohl von internen als auch von externen Betroffenen, die auf ein Fehlverhalten aufmerksam geworden sind.

Die Meldung des Whistleblowers kann sich auf Personen, Situationen und Vorfälle beziehen.

Die Personen, über die berichtet werden kann, sind im Prinzip alle Beteiligten, sofern der Bericht gemäß den Kriterien unter "Was kann berichtet werden?" relevant ist. und bezieht sich auf die Geschäftsaktivitäten von Selfmade.

Die folgenden Personen nehmen Meldungen aus dem Whistleblower-System entgegen und bearbeiten sie: Verwaltungsteam:

Torben Buur, Aufsichtsratsvorsitzender Selfmade A/S
Rikke Lerche, Vorstandsmitglied Selfmade A/S

Was kann gemeldet werden?
Die Möglichkeit der Meldung von Missständen kann nur in Anspruch genommen werden, wenn es sich um schwerwiegende Verfehlungen oder Verstöße handelt. Das bedeutet, dass Dinge wie Probleme bei der Zusammenarbeit, Unzufriedenheit mit den Betriebseinrichtungen oder Unzufriedenheit mit den Arbeitsbedingungen nicht über das Whistleblower-System gemeldet werden können. Wenden Sie sich in solchen Fällen an den direkten Vorgesetzten.

Beispiele für Bereiche, die im Rahmen des Whistleblower-Programms gemeldet werden können, sind unter anderem:

Sexismus
Sexuelle Belästigung
Physische Gewalt
Diskriminierung
Wirtschaftskriminalität
Sicherheit am Arbeitsplatz
Verbraucherschutz
Produktsicherheit
Verstoß gegen das öffentliche Vergaberecht
Verstoß gegen das Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten
Verstoß gegen das Umweltrecht
Geldwäscherei

Es ist Selfmade's Grundsatz, dass wir lieber eine Meldung zu viel als eine zu wenig haben, um sicherzustellen, dass wir alle relevanten Meldungen erhalten. Wenn Sie also Zweifel haben, ob Ihre Meldung unter die oben genannten Punkte fällt, sollten Sie sie dennoch einreichen.

Wie kann man sich melden?
Der Whistleblower kann wie folgt auf das WhistleSystem zugreifen und Meldung machen

1. Navigieren Sie zu: https://app.whistlesystem.com.

2. Verwenden Sie die folgenden Anmeldedaten:

Benutzername: Selfmade
Password: 1OwS1UT5O

3. Füllen Sie das Formular mit den erforderlichen Informationen aus, damit das Verwaltungsteam die Meldung bearbeiten kann. Die Meldungen im System sind anonym.

Dies ist der einzige Kanal, über den Meldungen anonym abgegeben werden können. Das Log-in kann von allen relevanten Personen genutzt werden, die Selfmade um Zugang zum Whistleblower-System gebeten hat.

Nach dem Senden des Berichts wird eine einmalige Berichts-ID angezeigt, die an einem sicheren Ort aufbewahrt werden muss.
Mit dieser ID können Sie sich einloggen und den Bericht erneut öffnen.

Sie können dann einen anonymen Dialog beginnen, Unterlagen übermitteln und weitere Fragen des Verwaltungsteams beantworten. Selfmade ermutigt den Whistleblower, sich nach der Meldung regelmässig einzuloggen, um eventuelle Folgefragen beantworten zu können.

Eine ausführliche Erläuterung des Benachrichtigungsvorgangs finden Sie im Benutzerhandbuch des Systems.

Wie werden die Berichte bearbeitet?
Die Berichte werden vom Selfmade-Verwaltungsteam bearbeitet. Das Vorgehen ist wie folgt:

Die zuständige Verwaltungsgruppe benachrichtigt den Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen über den Eingang der Meldung.
Das Verwaltungsteam bewertet und kategorisiert die Meldung und führt eine Voruntersuchung durch. In diesem Stadium benötigt das Managementteam möglicherweise weitere Informationen oder Unterlagen von dem Hinweisgeber. Das Team wird über das System einen anonymen Dialog mit dem Hinweisgeber aufnehmen.
Die Bearbeitung der Beschwerde des Whistleblowers wird je nach Art der Beschwerde eingeleitet und organisiert. Der Fall wird zunächst intern bearbeitet. Besonders schwerwiegende Fälle oder Fälle, die dies erfordern, werden zur weiteren Untersuchung an die Polizei weitergeleitet.
Der Hinweisgeber wird innerhalb von drei Monaten nach Eingang des Hinweises über die in dem Fall getroffenen Maßnahmen informiert. Ist der Fall von längerer Dauer, wird der Hinweisgeber regelmäßig informiert.
Alle personenbezogenen Daten des Hinweisgebers werden gemäß der Datenschutzpolitik von Selfmade verarbeitet, um die Einhaltung der Rechtsvorschriften über personenbezogene Daten zu gewährleisten.
Wenn der Bericht nicht mehr relevant ist, wird er aus dem System gelöscht.

Vergeltungsmaßnahmen
Ein Teil der EU-Richtlinie besagt, dass Whistleblower nicht dafür bestraft werden dürfen, dass sie Informationen weitergeben. Das bedeutet, dass der Hinweisgeber keine beruflichen und persönlichen Konsequenzen aus seiner Meldung zu befürchten hat. Wenn die Meldung also im Sinne der Whistleblower-Richtlinie relevant ist, kann der Whistleblower nach der Meldung nicht von Selfmade bestraft werden.

Sie umfasst die folgenden Sanktionen (Vergeltungsmaßnahmen):

Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Aussetzung des Arbeitsverhältnisses
Degradierung
Fehlgeschlagene einer Beförderung
Änderung der Arbeitszeiten und Aufgaben
Kürzung des Gehalts
Einschüchterung, Belästigung und soziale Ausgrenzung am Arbeitsplatz

Die Whistleblower-Politik von Selfmade soll mehr Transparenz und Sicherheit für einzelne Mitarbeiter oder andere Interessengruppen schaffen.

Sicherheit
Das System verwendet eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen, um zu gewährleisten, dass Sie als Whistleblower sicher sind. Einige davon sind:

Wenn Sie eine Bewertung abgeben, wird während des gesamten Prozesses alles nach Industriestandard verschlüsselt.
ISO27001-geprüfte Server in der EU.
SSL-Technologie, die eine verschlüsselte Verbindung zwischen Browser und Server gewährleistet
Die Software basiert auf der neuesten Technologie und wird kontinuierlich von AI überwacht, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.
Multifaktor-Authentifizierungsfunktion im Anmeldeprozess des Admin-Teams.
Redundanz, die sicherstellt, dass keine Daten verloren gehen
Keine IP-Protokollierung.

Fragen
Fragen zum Selfmade Whistleblower Programm können an folgende Adresse gerichtet werden: Jesper Geertsen [email protected] (CFO Selfmade A/S)