Selfmade's retningslinjer for whistleblowing

Våre retningslinjer for whistleblowing har som formål å forklare hvordan whistleblowerordningen fungerer hos Selfmade. Retningslinjene har også som formål å sikre at potensielle anmeldelser ikke går tapt grunnet usikkerhet omkring ordningen.

 

Hva er en whistleblower?

 

Whistleblower har ikke en ordrett norsk oversettelse, men vi bruker ofte begrepet varsler. En whistleblower er en person som vil gjøre det rette i en vanskelig situasjon, hvor det simpelthen ikke finnes andre muligheter enn en anonym beskjed om eventuelle problemer eller kanskje til og med kriminelle handlinger, som ledergruppen ikke er oppmerksom på eller har kjennskap til. En whistleblower er alt annet enn en angiver, men derimot en lojal person som ønsker ryddighet.

 


Selfmades whistleblower-ordning

 

Selfmade har etablert en whistleblower-ordning som følger EU-direktiv 2019/1937.

 

Selfmades whistleblower-ordning blir håndtert av en ekstern leverandør, WhistleSystem ApS, hvilket sikrer en helt anonym og sikker anmeldelsesprosess for varsleren. Whistleblower-ordningen skal brukes hvis medarbeidere eller andre interessenter opplever alvorlige forseelser eller lovovertredelser i forbindelse med Selfmades aktiviteter. Hvilke forhold som kan anmeldes er bekrevet ytterligere i retningslinjene for whistleblowing, under neste avsnitt ”Hva kan anmeldes?”.

 

Selfmade oppfordrer til at man ved selvopplevde eller observerte forseelser kontakter sin nærmeste leder og forteller om hendelsen. Dette er likevel ikke alltid den mest optimale fremgangsmåten, og kan føre til at anmeldelser går tapt. Derfor har Selfmade etablert en whistleblower-ordning, som i de tilfeller hvor man ikke ønsker/kan gå til sin nærmeste leder, eller ønsker å være anonym, gjør det mulig å likevel anmelde forseelsen.

 

Anmeldelser kan registreres av alle via vår hjemmeside Stofogstil.dk/Selfmade.com, dvs. både interne og eksterne interessenter som har fått kjennskap til en forseelse.

 

Whistleblowerens anmeldelse kan omhandle både personer, situasjoner og hendelser. Man kan i utgangspunktet rapportere om alle personer som er interessenter, så lenge anmeldelsen er relevant etter kriteriene under under ”Hva kan anmeldes?” nedenfor og angår Selfmades forretningsaktiviteter.

 

Følgende personer mottar og behandler anmeldelser fra Whistleblowersystemet (administratorteam):

 

  • Torben Buur, styreformann Selfmade A/S
  • Rikke Lerche, styremedlem Selfmade A/S

 

Hva kan anmeldes?

 

Whistleblower-ordningen kan kun benyttes hvis anmeldelsen omhandler alvorlige forseelser eller overtredelser. Det vil si at ting som f.eks. samarbeidsutfordringer, utilfredshet rundt fasiliteter eller vilkår ikke kan anmeldes gjennom whistleblower-ordningen. I slike tilfeller henvises det til nærmeste leder.

 

Eksempler på områder som kan rapporteres gjennom whistleblower-ordningen omfatter, men begrenser seg ikke til, følgende punkter:

 

  • Sexisme
  • Seksuelle krenkelser
  • Fysisk vold
  • Diskriminering
  • Økonomisk kriminalitet
  • Arbeidssikkerhet
  • Forbrukerbeskyttelse
  • Produktsikkerhet
  • Brudd på anbudslovgivningen
  • Brudd på persondatalovgivningen
  • Brudd på miljømessig lovgivning
  • Hvitvasking

 

Selfmade ønsker heller én anmeldelse for mye enn én for lite, for å sikre at vi mottar alle relevante anmeldelser. Det betyr at dersom du er i tvil om anmeldelsen faller innunder ovenstående punkter oppfordres du til å sende anmeldelsen.

 

 

Hvordan rapporterer man?

 

Whistlebloweren kan få adgang og anmelde gjennom WhistleSystem som følger:

  1. Naviger til: https://app.whistlesystem.com eller find linket via vores hjemmeside.

  2. Benytt følgende innloggingsopplysninger:
    Username: Selfmade
    Password: 1OwS1UT5O


  3. Fyll ut skjemaet med nødvendig informasjon, slik at administrator kan håndtere varselet. Varsel i systemet skjer anonymt. Dette er den eneste kanalen hvor varsling kan gjøres anonymt.

 

Innloggingenkan benyttes av alle de relevante interessenter som Selfmade ønsker at skal ha tilgang til whistleblower-ordningen.



Etter at anmeldelsen er sendt vises en unik rapport-ID, som skal lagres på et sikkert sted. Denne ID-en gir deg adgang til å logge inn og åpne anmeldelsen igjen. Du kan dermed starte en anonym dialog, sende eventuell dokumentasjon og svare på utdypende spørsmål fra administratorteamet. Selfmade oppfordrer whistlebloweren til å logge inn jevnlig etter at anmeldelsen er sendt, for å kunne svare på eventuelle oppfølgende spørsmål.



Det henvises til systemets brukermanual for en detaljert gjennomgang av anmeldelsesprosessen.

 

Hvordan behandles rapportene?

 

Rapportene behandles av Selfmades administratorteam.

 

Prosessen forløper som følger:

  1. Administratorteamet gir innen 7 dager beskjed til whistlebloweren om at anmeldelsen er mottatt.
  2. Administratorteamet vurderer og kategoriserer anmeldelsen, og utfører en innledende undersøkelse. I denne fasen kan administratorteamet trenge mer informasjon eller dokumentasjon fra whistlebloweren. Teamet vil starte en anonym dialog med whistlebloweren gjennem systemet.
  3. Behandlingen av anmeldelsen startes og tilrettelegges ut fra anmeldelsens karakter. Innledningsvis foretas en intern behandling av saken. Saker av særlig grov karakter eller som krever det vil gis til politiet for videre behandling.
  4. Whistlebloweren informeres om hva som er gjort i saken innen 3 måneder fra tidspunktet anmeldelsen ble mottatt. Hvis saken drar ut tidsmessig oppdateres whistlebloweren fortløpende.
  5. Anmeldelsens eventuelle persondata behandles, jf. Selfmades personvernsregler, for å sikre at persondatalovgivningen følges.
  6. Når anmeldelsen ikke lenger er relevant slettes den fra systemet.

 

 

Represalier

 

En del av EU-direktivet fastslår at whistlebloweren ikke kan straffes for å stå frem med opplysninger. Dermed skal whistlebloweren ikke bekymre seg for fremtidige konsekvenser for karriere og privatliv som følge av anmeldelsen. Såfremt anmeldelsen er relevant under whistleblowerdirektivet vil whistlebloweren altså ikke kunne straffes av Selfmade etter at anmeldelsen er innlevert.

 

Dette inkluderer følgende straff (represalier):

  • Oppsigelse
  • Suspensjon
  • Degradering
  • Unnlatt forfremmelse
  • Endring i arbeidstid og -oppgaver
  • Nedgang i lønn
  • Intimidering, sjikane og sosial utestengelse på arbeidsplassen

 

Med Selfmades retningslinjer for whistleblowing ønsker vi å legge opp til større åpenhet og økt sikkerhet for den enkelte medarbeider eller andre interessenter.

 

 

Sikkerhet

 

Systemet benytter en rekke sikkerhetsanordninger som gjør slik at du som whistleblower er sikret. Noen av disse inkluderer:

  • Når du leverer en anmeldelse er alt kryptert med industristandard kryptering gjennom hele prosessen.
  • ISO27001-godkjente servere i EU.
  • SSL-teknologi som sikrer en kryptert forbindelse mellom browser og server.
  • Arkitektur bygget på den nyeste teknologien, fortløpende AI-monitorert, som sørger for høyeste sikkerthetsnivå.
  • Multitrinns godkjennelsesfunksjon administratorteamets innloggingsprosess.
  • Redundans som sikrer at ingen data går tapt.
  • Ingen IP-logging.

 

 

Spørsmål

 

Spørsmål til Selfmades whistleblower-ordning kan stilles til:

Jesper Geertsen [email protected] (CFO, Selfmade A/S)